Trives du i rollen som faglig koordinator for et team, der både betjener universitetets øverste ledelse og forskellige mødefora? Brænder du for ledelsesbetjening, tværgående koordinering samt at drive og udvikle administrative processer? Og sidst men ikke mindst kan du skabe overblik, skrive og kvalitetssikre sagsfremstillinger samt præsentere resultaterne for en bred skare af modtagere lige fra den øverste ledelse til eksterne parter? Så kan det være dig, vi leder efter til stillingen som faglig koordinator i Rektorsekretariatet.
Om os: Stillingen er placeret i Rektorsekretariatet i teamet Fora & forkontor. Rektorsekretariatet består af følgende fire teams: Politik & politisk interessevaretagelse, Analyse & data, Kvalitet & strategi og Fora & forkontor. De fire teams arbejder tæt sammen både i det daglige arbejde, og særligt i forbindelse med større politiske udspil. I den kommende tid vil du medvirke til at sikre en fortsat udvikling af de administrative processer og arbejdsgange samt varetage strategiske og organisatoriske opgaver, i en stilling, hvor du kommer helt tæt på de ledelsesmæssige beslutninger, og hvor du får berøring med hele organisationen. Teamet for Fora & forkontor har en stor berøringsflade rundt om i organisationen, og på flere ledelsesniveauer.
Vi tilbyder dig: Roskilde Universitet er en kompleks organisation, hvor der er et voksende fokus på at anvende og udvikle de gode processer samt at være på forkant af den politiske dagsorden, og her vil du få en central rolle.
Som faglig koordinator vil du koordinere et team bestående af ni medarbejdere, og du vil indgå i et tæt samarbejde med chefen for Rektorsekretariatet og have ansvar for fordelingen af opgaver i teamet. Forventningen er derfor, at du har en arbejdsmæssig erfaring og tyngde, og er klar til at påtage dig både et fagligt og koordinerende ansvar. Udover de nære kolleger i Rektorsekretariatet, får du en bred samarbejdsflade med den øvrige administration, institutterne og ledelsen. I dit arbejde vil du også indgå i tæt kollegaskab med de tre øvrige faglige koordinatorer i Rektorsekretariatet.
Dine primære opgaver er:
- Understøttelse af rektor, prorektor og direktør
- Sikring af de administrative processer og arbejdsgange
- Koordinering af sekretariatsbetjening af råd, udvalg og ledelsesfora, herunder koordinering af møder, kvalitetssikring af materiale og referatskrivning.
- Sekretariatsbetjening af råd og udvalg
- Udvikling og opfølgning på årshjul og konkrete planer f.eks. ifbm. råd og udvalg.
- Koordinering af porteføljestyring og udvalgte større projekter på universitetet
- Planlægning af arrangementer med både interne, eksterne samarbejdspartnere og gæster – herunder årsfest
- Bidrage til den løbende sagsbehandling og projekter
Din profil: Vi er på udkig efter en erfaren kollega, som er drevet af faglig nysgerrighed og er en fremragende teamplayer, som ser samarbejdet som en ubetinget styrke.
Kvalifikationer og kompetencer:
Vi lægger vægt på, at du har en relevant kandidatgrad, som har givet dig et stærkt fagligt grundlag for proces, forvaltning og administration. Du har mindst et par års erfaring fra en politisk styret organisation, og kendskab til uddannelses- og forskningssektoren er en fordel.
Vi lægger vægt på, at du:
- Har erfaring med at arbejde tæt sammen med og understøtte den øverste ledelse og relevante ledelseslag.
- Har erfaring med sekretariatsbetjening af råd & udvalg.
- Har et godt blik for proces og kan styre flere sideløbende processer og sikre fremdrift både selvstændigt og sammen med andre.
- Er stærk i at udarbejde processer og bruger den på kompetent vis, så det sikres, at opgaverne kommer i mål til tiden.
- Er struktureret, er god til at skabe et overblik og tænke i sammenhænge
- Er tillidsvækkende og god til at samarbejde på tværs af en stor organisation med mange forskellige faglige perspektiver.
- Er god til at bevare fokus, når der er mange forskelligartede opgaver, også med korte deadlines
- Er særdeles god til at formulere dig mundtligt og især skriftligt
Mere information:
Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte chef for Rektorsekretariatet Amalie Gatzwiller på tlf. 6195 1152 eller faglig koordinator for Politik & politisk interessevaretagelse Geeske de Witte Vestergaard på tlf. 46 74 33 50.
Vi forventer at holde to samtalerunder, og gør opmærksom på, at der kan indgå en case i forbindelse med rekrutteringen.
Vi glæder os til at høre fra dig.
Ansættelsesvilkår:
Der er tale om en fuldtidsstilling, dvs. 37 timer om ugen, hvor der inden for en fleksibel arbejdstid er mulighed for at præge din egen arbejdsdag, og med mulighed for optil to hjemmearbejdsdage om ugen.
Du bliver ansat som special- eller chefkonsulent i henhold til overenskomsten mellem Finansministeriet og AC eller anden relevant overenskomst. Der er mulighed for at forhandle et eventuelt tillæg.
Tiltrædelse er 1. april eller hurtigst muligt.
Stillingen er placeret i Rektorsekretariatet, der indgår i afdelingen Kommunikation & Rektorsekretariat på Roskilde Universitet.
Ansøgning Søg stillingen på https://ruc.dk/ledige-stillinger-pa-roskilde-universitet/
Ansøgningen skal indeholde:
1. Motiveret ansøgning
2. CV
3. Dokumentation for uddannelse
Ansøgningsfristen er søndag den 16. februar 2025.
Materiale modtaget efter fristens udløb vil ikke blive taget i betragtning.
Roskilde Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge hos os.
Ansøgning
Søg stillingen på https://ruc.dk/ledige-stillinger-pa-roskilde-universitet/
Ansøgningen skal indeholde:
1. Motiveret ansøgning
2. CV
3. Dokumentation for uddannelse
Roskilde Universitets fornemmeste opgave er eksperimenterende, nyskabende former for læring, forskning og problemløsning, som flytter samfundet fremad. Vi uddanner kompetente tværfaglige kandidater og skaber videnskabelige resultater af højeste kvalitet gennem åbenhed, involvering og videndeling.
Roskilde Universitet har ca. 6.500 studerende, 900 ansatte og 800 mio. kr. i årlig omsætning.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Roskilde Kommune
-Virksomheden tilbyder:
-Arbejdsgiver:
Roskilde Universitet, Universitetsvej, 4000 Roskilde
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 16-02-2025;
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/ceeae03e-6c6a-4940-bf6b-3eb35079893f
